Welcome Aboard - Back office
Vítejte do týmu AKA. Těšíme se na vzájemnou spolupráci a přejeme AKA, aby se ji pod Vaší péčí o její vnitřní záležitosti dařilo udržet pořádek a řád nejen ve vlastním chodu, ale abyste pomohl/a jejím projektům naplňovat všechny ambiciozní cíle.
První kroky:
Uzavření smlouvy a konečná dohoda
Jakmile se dohodnete s Radanou na podmínkách spolupráce a obdržíme pokyn pro přípravu smluvní dokumentace vygenerujeme Vám ze systému odkaz pro vyplnění dotazníku. Dorazí Vám emailem. Poprosíme Vás, abyste jej vyplnila. Následně Vám stejnou cestou zašleme návrh smlouvy a po konečné dohodě dojde k jejímu podpisu a nastavení kontraktu v systému.
Komunikace
Protože potřebujete co nejdříve komunikovat, tak emailovou adresu pro Vás zřídí náš IT guru Honza, jan.smatlak@ogilvy.com. Pošlete mu prosím email v kopii na Radanu a on Vám schránku zařídí. Aktuálně máme emaily v prostředí Google a Radana Vám sdělí všechny potřebné informace. Podstatné je, abyste se domluvili zda bude z hlediska komunikace lepší varianta osobní schránky, nebo zda na Vás pouze převede současnou sdílenou schránku fakturace@aka.cz, kterou moemntálně používá paní Dana Bohuňovská viz dále. Toto je strategické rozhodnutí komunikačního charakteru související s tím jak chce aparát AKA vystupovat.
Přístupy ke komunikačním kanálům AKA (webové stránky, SOME atd.) Vám předá Radana. S ohledem na skutečnost, že jde o majetek AKA prosím následně uložte soupis všech přístupů, které jste obdržela do digitálního archivu v aka.mspl.cz pod názvem "Přístupy"
Převzetí agendy
K Vaší práci patří mimo jiné péče o ERP sytém aka.mspl.cz
Vaše přístupy jsou nastaveny.
- Login je Vaše stávající emailová adresa, kterou jsme obdželi. Jakmile budete mít email s doménou aka.cz Váš login upravíme. O této změně prosím informujte Lucii.
- Heslo je "aka2026" změňte si
Jednou z Vašich hlavních činností je agenda oběhu dokladů, kterou přebíráte od stávající pracovnice paní Dany Bohuňovské (fakturace@aka.cz) s tou byste již měla být v kontaktu. Postup pro oběh dokladů v roce 2026 najdete v návodu Příchozí faktury a vystavené faktury s DUZP 2026
Součástí předávání budou předávací protokoly, které si mezi sebou s Danou vyměníte a stvrdíte podpisem. V rámci procesu digitalizace budou uloženy ve Vaší osobní digitální složce. Zašlete tedy prosím všechny podepsané předávací protokoly emailem Lucii, aby zkontrolovala jejich úplnost a zajistila jejich uložení na správné místo v naší digitální kanceláři.
Fyzickou kancelář má AKA pronajatou na VŠKK, Na Pankráci 420/54 14000 Praha 4. Předání prosím také domluvte s Radanou. Dokumentace uložená v kanceláři zatím neprošla digitalizací. Pracovní skupina Procesy nemá úplně představu, co všechno se v kanceláři skrývá a co má a nemá smysl digitalizovat. Až si na to uděláte názor, tak se s Radanou nebo Lucií domluvte na dalším postupu.
V systému aka.mspl.cz jsou manuály pro práci s jednotlivými moduly, ale přesto Vás nehodíme do vody bez záchranné vesty v podobě vstupního školení pro administrátory. Školení proběhne online a ohledně vhodného termínu prosím kontaktujte Evu Stejskalovou, eva.stejskalova@smartdorland.cz ze SmartDORLAND, která Vám se vším pomůže a případně i poradí na koho se s čím obrátit.
Zároveň se kdykoli obracejte na Lucii, kdyby Vám v tomto prostředí nebylo něco jasné a nepostačili k tomu manuály a školení.
Digitalizace ještě není zcela dokončena, ohledně jejího běhu se také obracejte na Lucii.
Prezidium
Prezidium zasedá zpravidla 1x měsíčně a to druhý čtvrtek v měsíci (v hybridním modelu).
Z každého Prezidia je nutné vyhotovit zápis a rozeslat jej (zatím) členům Prezidia. Zároveň je třeba zápis uložit do Digitálního archivu. I toto je Vaším úkolem.
Na úvod je toho až dost, takže hurá do toho.
V případě potřeby jsme kdykoli připraveni pomoci!
Pracovní skupina Procesy při AKA
Petra Jankovičová, Prezidentka AKA
Lucie Češpivová, po přechodné období odpovědnost za procesy, digitalizaci a rozpočet