Příchozí faktury a vystavené faktury s DUZP 2026

Návod pro odpovědnou osobu za vzniklý náklad nebo výnos a pro back office pracovníka AKA

Příchozí (nákladové faktury):

Faktury posílejte emailem na fakturace@aka.cz

Lenka Ciznerova zkontroluje na došlé faktuře všechny náležitosti a zařadí ji do správného Zakázkového systému (na jeden z AKA subjektů).

• Je-li faktura na AKA najdete ji v záložce "příchozí faktury" v ZS AKA - použijte filtr stavu faktury došlá
• Je-li faktura na ARAs najdete ji v záložce "příchozí faktury" v ZS ARAs - použijte filtr stavu faktury došlá
• Je-li faktura na EffiGround najdete ji v záložce "příchozí faktury" v ZS EffiGround - použijte filtr stavu faktury došlá

Jak postupovat při spuštění schvalování:

Najděte příslušnou došlou fakturu, kterou chcete poslat do schvalování v příslušném ZS, záložka "příchozí faktury", použijte filtr stavu faktury "došlá" 

Načtení nákladů na příslušnou zakázku / zakázky

1. Klikněte na oranžové pole, kde je uvedena částka. Otevře se Vám možnost načíst fakturu na příslušnou zakázku. Můžete rozdělit i na více zakázek. Tím zajistíte. Pokud ze školení váháte můžete se podívat do manuálu nebo případně požádejte o pomoc podporu MSPL podpora@mysmartplace.cz, případně eva.stejskalova@smartdorland.cz
2. Není-li v systému objednávka, která by patřila k předmětné faktuře uveďte při likvidaci nákladu důvod do pole "bez objednávky?" zdůvodnění, například "k faktuře je schválený rozpočet nebo smlouva mimo systém" apod. Pokud pole nevyplníte nepustí Vás systém dál.
3. Pole "založit externí výkon" je třeba mít vždy zaškrtnuté, aby se náklad načet do příslušné faktury.
4. Nezapomeňte nakonec použít zelené tlačítko "vložit nové rozdělení"
5. Konečný stav v horním okně workflow v kolonce "zbývá rozdělit" musí být po úplném rozdělení faktury nulový!
6. Zavřete workflow tlačítkem zavřít nebo křížkem v pravém horním rohu okna

Jak spustit schvalování faktury

1. Pokud máte předchozí krok správně, objeví se u faktury modré tlačítko "schvalování" - klikněte na něj
2. Vyberte schvalovatele, podle toho jak máte na projektu nastavena pravidla. Pokud si nejste jisti zkuste najít zde. Potvrďte tlačítkem "přidat schvalovatele"
3. Schvalovatelem ve 2. úrovni musí být vždy ředitelka / jednatelka AKA Radana Čechová, potvrďte tlačítkem "přidat schvalovatele"
4. Spusťte schvalování pomocí tlačítka "zahájit schvalovací proces"

A to je pro osobu odpovědnou za daný náklad vše. O další osud faktury, včetně její úhrady se již postará Lenka Ciznerova, dle postupu uvedeného zde.

Faktury vydané (výnosy)

Faktury vystavujte ze zakázek, do kterých patří dle postupu, který najdete v manuálu

Stručná orientace:

1. V zakázce použijte funkcionalitu "Faktury vydané/podklady k fakturaci" a tlačítko "nový podklad k fakturaci".
2. Odběratel (ten komu fakturujete) musí být u projektu přidán, najdete ho v seznamu klient a vyberete. Pokud tam subjekt, který potřebujete není, pak jej musíte k projektu přidat. Použijte modrý odkaz pod vyhledávacím polem "Správa projektu" a pak v pravém horním rohu zelené tlačítko "upravit projekt". Pak se vraťte zpět do bodu 1.
3. Faktury, které vydáváte opakovaně (například členské příspěvky) si rovnou nastavte jako šablony. Zaškrtněte pole "opakování faktury" a otevře se Vám menu, kde si nastavíte požadovanou frekvenci a průvodní text například "Fakturujeme Vám roční členský příspěvek". Pak se Vám podle nastavené frekvence faktura předvyplní v systému sama.
4. Jakmile máte nastaven základ faktury, přejděte tlačítkem "uložit a přejít k editaci" do nastavení konkrétních položek vystavované faktury.
5. V druhém kroku zeleným tlačítkem "+ nová položka" přidejte jednotlivé položky faktury. Zde potřebujete znát sazbu DPH. U AKA je vždy sazba DPH 0%. U ARAs a EFFIGround se sazba řídí předmětem poskytnutého plnění. Pokud si nejste jisti obraťte se na aparát AKA prostřednictvím emailu fakturace@aka.cz
6. Každou vytvořenou položku nezapomeňte potvrdit tlačítkem "Vytvořit".
7. Když máte hotovo potvrďte vše tlačítkem "Uložit a zavřít"
8. Nyní musí faktura projít schvalováním. Postup je stejný jako u přijatých faktur.

Když se Vám bude zdát postup vystavení faktury složitý, obraťte se na aparát AKA. Požadavky na vystavení faktur zasílejte emailem na fakturace@aka.cz, do požadavků uveďte minimálně následující informace:

• kdo je dodavatelem / AKA nebo ARAs nebo EffiGround
• kdo je odběratel / na koho má být faktura vystavena: jméno subjektu a jeho IČO nebo DIČ
• jakého projektu se výnos týká / pokud nevíte číslo konkrétního projektu a zakázky v systému aka.mspl.cz pak alespoň název projektu nebo dílčího projektu
• jaký je předmět plnění / co má být v textu faktury
• částku bez DPH / AKA není plátcem, u ostatních subjektů bude částka navýšena o zákonnou sazbu DPH
• jaké je DUZP faktury / k jakému datu bylo plnění odběrateli předáno nebo dodáno
• jakou máte dohodnutou splatnost faktury od data vystavení
• kdo je kontaktní osoba / na koho má být vystavená faktura zaslaná, včetně kontaktního emailu či jiné formy chcete fakturu zaslat

Vystavení faktury:

Jakmile je faktura řádně schválená objeví se u ní nová zelená ikona "Vystavit", která umožní její finalizaci. Pár pravidel:

• Číselné řady jsou nastaveny. V ARAs je navíc samostatná číselná řada pro Marketingovou radu s prefixem MR-2026
• Datum splatnosti faktur je nastaveno na 20 dní tak jak bylo doposud zvykem. Lze samozřejmě upravit i v nastavení. 
• Pozor na výběr čísla účtu. Marketingová rada má v ARAs vlastní účet.
• V ARAs se nabízí i spořící účet protože je nahlášen na FÚ (standardně se takový účet pro platby nepoužívá, proto jej nevybírejte)
• Vystavení faktury je nevratný krok, před finálním vystavením si fakturu zkontrolujte. 
• Na všech vystavených fakturách se generuje QR kód pro usnadnění platby.

U vystavené faktury se změní ikona z "přeškrtnuté tužky" na "schválený paper".

Ikona oka hotovou fakturu otevře a umožní otevření "náhledu v pdf" vedle záložky "faktura".

Nyní je možné fakturu rovnou ze systému odeslat klientovi a zároveň je faktura připravená k exportu / stažení do účetnictví.

Fakturu odešlete pomocí tlačítka "sdílet fakturu". Zde se Vám nabízejí čtyři možnosti, včetně odeslání pdf emailem. Zvolte tu která je u daného klienta nejvíce relevantní.

Do účetnictví si faktury stahuje účetní. Faktury připravené pro export najde v záložce ZS "K zaúčtování".