Zálohy - oběh dokladů
U záloh máme tři různé typy účetních dokladů, mezi kterými musíme rozlišovat.
- zálohová faktura - dorazí jako první, projde schvalováním stejně jako běžná faktura, ale přiřadíme ji typ: zálohová, účetní si ji exportuje do účetního SW a následně je standardně uhrazená
- daňový doklad k přijaté záloze - nedorazí vždy. Jedná se o potvrzení, že byla záloha uhrazená a účetní se rozhoduje, zda uplatní či neuplatní DPH (většinou podle toho, jak DPH v daném měsíci vychází, aby se nedostala společnost do odpočtu). Není to další náklad, je to zdaněná záloha. Zde již není potřeba znovu nechávat schvalovat, navíc pro nás z hlediska bilance projektů by se jednalo o zdvojení. Proto prosím takový doklad emailem pošlete do účetní firmy a do aka.mspl.cz jej vložte k zálohové faktuře, které se týká jen do přílohy jako "příjemku".
- zúčtovací faktura - nákladová faktura, která byla již uhrazena nebo částečně uhrazena zálohou. Toto je koncová faktura, který vyúčtovává všechny doposud uhrazené zálohy, je to finální daňový doklad, který nahrazuje všechny s ním související zálohy a je nutné, aby prošel schvalovacím procesem stejně jako prošla zálohová faktura/zálohové faktury, které mu předcházely. Před spuštěním schvalování prosím vždy do poznámky uveďte text: "Zúčtovací faktura k záloze č..... (případně zálohám, pokud zúčtovává více než jednu zálohu)". Po ukončení schvalovacího procesu (jakmile máte řádně schváleno všemi schvalovateli smažte zálohovou fakturu/faktury z aka.mspl.cz. Účetní uvidí při exportu u každé faktury, kde je poznámka vykřičník, takže se na ní může podívat a z poznámky zjistit k jakým již zaúčtovaným zálohovým fakturám patří.