Welcome Aboard - ředitelka/ředitel
Blahopřejeme ke zvolení na pozici nejdůležitější osoby AKA. Těšíme se na vzájemnou spolupráci a přejeme AKA, aby se ji pod Vaším vedením dařilo a byla i nadále leaderem komunikačního trhu v ČR.
První kroky:
Komunikace
- Protože potřebujete co nejdříve komunikovat, tak emailovou adresu pro Vás zřídí náš IT guru Honza. Pošlete mu prosím email v kopii na Katku a on Vám schránku zařídí. Aktuálně máme emaily v prostředí Google a Katka Vám sdělí všechny potřebné informace.
- Přístupy ke komunikačním kanálům AKA (webové stránky, SOME atd.) Vám předá Katka. S ohledem na skutečnost, že jde o majetek AKA prosím následně zašlete soupis všech přístupů, které jste obdržela na kontrolu a k evidenci Lucii.
- Světu je třeba oznámit, že došlo ke změně ve vedení AKA. Naformulování Tiskové zprávy a návrhy jak komunikovat jsou plně ve Vašich rukou. Pro schválení této komunikace kontaktujte prosím Petru. Informace by měla být zveřejněna nejpozději do týdne po zvolení.
Formální převzetí AKA
- Pro oficiální převzetí pozice je třeba zajistit propsání změny do obchodního rejstříku.
- Právní kancelář KMVS, advokátní kancelář, s. r. o., která pro AKA zajišťuje právní služby (konkrétně Mgr. Sylva Zborovská), zajišťuje v odpovědnosti Katky zápis z Valné hromady, jeho podepsáním a publikování v obchodním rejstříku.
- Ve spolupráci s právní kanceláří je třeba také zajistit Váš zápis jako statutárního orgánu nejen do AKA, ale i do obou dceřiných společností ARAs a EFFIGround. Domluvte se tedy s nimi na součinnosti, aby k zápisu došlo v co nejkratší době. Jednatelkou ARAs a EFFIGround se stanete rozhodnutím jediného společníka, tedy AKA. Toto rozhodnutí podepisujete Vy jako statutární orgán AKA.
- K výkonu funkce v každé ze společností náleží aktuálně smlouva o výkonu funkce a odměna 10.000 Kč (celkem tedy 30.000 Kč). I toto musí být součástí rozhodnutí jediného společníka, tedy AKA.
- Pro přípravu smluv Vám dorazí z aka.mspl.cz dotazník, kde poprosíme o vyplnění Vašich osobních údajů. Pokud by náhodou nedorazil do konce týdne, tak kontaktujte Lucii.
Převzetí agendy
- Předchozí ředitelka AKA Kateřina Hrubešová, telefon: +420 777 306 151 je k plně k dispozici do 15.12.2025. Jejím úkolem je nyní předat k Vašim rukám veškerou agendu AKA.
- Součástí předávání budou předávací protokoly, které si mezi sebou s Katkou vyměníte a stvrdíte podpisem. V rámci procesu digitalizace budou uloženy ve Vaší osobní digitální složce. Zašlete tedy prosím všechny podepsané předávací protokoly emailem Lucii, aby zkontrolovala jejich úplnost a zajistila jejich uložení na správné místo v naší digitální kanceláři.
- Kancelář má AKA pronajatou na VŠKK, Na Pankráci 420/54 14000 Praha 4. Předání prosím také domluvte s Katkou. Dokumentace uložená v kanceláři zatím neprošla digitalizací. Pracovní skupina Procesy nemá úplně představu, co všechno se v kanceláři skrývá a co má a nemá smysl digitalizovat. Až si na to uděláte názor, tak se spojte s Lucií a domluvte další postup.
- Pro správu projektů, schvalování a oběh účetních dokladů, správu rozpočtu, správu databází, rozesílání newsletteru, správu personalistiky a majetku používáme ERP Software MySmartPLACE, přijde Vám na Váš soukromý email automaticky pozvánka ke vstupu do systému, Vaše role Vám umožní přístup ke kompletnímu obsahu.
- V systému jsou manuály pro práci s jednotlivými moduly, ale přesto Vás nehodíme do vody bez záchranné vesty v podobě vstupního školení pro administrátory. Školení proběhne online a ohledně vhodného termínu prosím kontaktujte Evu Březovskou ze SmartDORLAND, která vše zařídí.
- Zároveň se kdykoli obracejte na Lucii, kdyby Vám v tomto prostředí nebylo něco jasné a nepostačili k tomu manuály a školení.
- Digitalizace ještě není zcela dokončena, ohledně jejího běhu se také obracejte na Lucii.
Rozpočet
- Rozpočet pro rok 2025 je aktuálně plněn dle plánu. K dispozici je v systému aka.mspl.cz (pro načtení použijte tlačítko "přepočítat"), kde je vidět i stav čerpání (uvidíte po nastavení přístupů).
- Zadání faktur do systému zatím zajišťuje Dana Bohuňovská, tel.608 060 848. Lucie následně načítá na zakázky a spouští schvalovací proces. To si po školení již můžete plně převzít.
- Dana zároveň zadává faktury do účetního systému a připravuje k platbě. V bance pouští platby Katka. Pro přesun na Vás bude nutné, abyste s Katkou zašly do banky a změnily dispozice.
- Rozpočet pro rok 2026 byl schválen Valnou hromadou 24.11.2025. Nastaven je již v systému zde.
Prezidium
- Prezidium zasedá zpravidla 1x měsíčně a to druhý čtvrtek v měsíci (v hybridním modelu). Samozřejmě je zcela ve Vaší kompetenci tento řád změnit. Stanovy Vám ukládají zasedání svolat minimálně 4x do roka.
- Setkání se koná vždy u některého z členů Prezidia, kteří jsou v tomto vstřícní.
- Aktuální seznam členů Prezidia najdete zde.
- Program Prezidia je ve Vaší kompetenci. Je však třeba ho v souladu se Stanovami zaslat spolu s pozvánkou na zasedání Prezidia. Pozvánky jsou na členy Prezidia zasílány emailem. Doporučujeme nastavit pro Prezidium vlastní kolekci do CRM. Lucie ráda pomůže.
- Pro Prezidium je zřízena také skupina na WhatsApp. Katka na Vás tuto skupinu převede.
- Z každého Prezidia je nutné vyhotovit zápis a rozeslat jej (zatím) členům Prezidia. Zároveň je třeba zápis uložit do Digitálního archivu.
Na úvod je toho až dost, takže hurá do toho.
V případě potřeby jsme kdykoli připraveni pomoci!
Pracovní skupina Procesy při AKA
Petra Jankovičová, Prezidentka AKA
Lucie Češpivová, po přechodné období odpovědnost za procesy, digitalizaci a rozpočet
Jan Binar, strategická podpora + gestor projektu Hodnota oboru
Tomáš Jindříšek, strategická podpora