Vznik pracovního poměru

Založení zaměstnance v modulu PA a jeho kontraktu HPP, DPP, DPČ

Založení uživatele/zaměstnance v modulu Personální agenda - Zaměstnanci

• Tlačítkem Nový uživatel vyvoláte okno s formulářem – vyplňte základní údaje o uživateli a přiřaďte ho k příslušné firmě či firmám (potvrďte vždy tlačítkem Přidat).
• Zaškrtnutím volby Poslat pozvánku/informaci o zřízení profilu novému uživateli systém odešle uživateli e-mail s pozvánkou do platformy a výzvou k nastavení hesla a prvnímu přihlášení. Toto tlačítko můžete v kdykoliv opakovaně využít, např. v případě, kdy uživatel zapomene heslo nebo potřebuje heslo změnit. Link je platný 168 hodin.
• Přidáním nového uživatele se zároveň provedla registrace uživatele do modulu Administrace, kde je třeba nastavit přístupová práva k jednotlivým modulům a nastavit role pro uživatele.
• Nově vytvořený uživatel bez kontraktu se zobrazí v přehledu zaměstnanců až po zaškrtnutí filtru Pouze bez kontraktů (nováčci).
• Pro získání údajů o zaměstnanci můžete požádat nového zaměstnance o vyplnění evidenční karty (osobního dotazníku) tlačítkem Odeslat e-mail pro vyplnění údajů zaměstnancem, které najdete v řádku uživatele pod tlačítkem Zaměstnanec. S e-mailem zároveň odchází také souhlas s poskytnutím osobních údajů.
• Jakmile zaměstnanec vše potvrdí, v systému se poskytnuté údaje automaticky zaznamenají do evidenční karty.
• Po vyplnění dotazníku zaměstnancem posílá systém notifikaci uživateli s nastavenou rolí Personalista. Zároveň do dokumentů zaměstnance rovnou ukládá PDF dokument s vyplněnými údaji, souhlasem GDPR a s časovým razítkem vyplnění.
• v případě potřeby použijte manuál v modulu Personální agendy

Založení pracovněprávního kontraktu zaměstnance (HPP, DPP, DPČ či SVF)

• Kontrakty zaměstnance najdete v záložce Zaměstnanci v řádku daného Zaměstnance pod tlačítkem Kontrakty
• Tlačítko Kontrakty zobrazí přehled aktivních i neaktivních kontraktů zaměstnance. Pokud potřebujete využijte filtry pro selekci dle vaší volby.
• Nemá-li zaměstnanec kontrakt, nový založíte tlačítkem Nový kontrakt.
• V otevřeném formuláři vyplňte všechna pole.
• Pokud není zaměstnanec správně přiřazen k firmě, prodoplnění zařazení do Firmy a Oddělení je třeba přiřadit zaměstnanci firmu a oddělení v modulu Administrace.
• Pro přiřazení nové pozice, kterou obsazujete poprvé a ještě ji nemáte zařazenou v organizační struktuře, je potřeba danou pozici nejprve vytvořit v Organizační části menu Organizační struktura.

Doplnění a Editace kontraktu

Tlačítkem Detail v řádce vytvořeného kontraktu otevřete editační stránku s dalšími nastaveními kontraktu:

• Pro zahájení generování výpočtu v modulu Efektivita, je nutné zaškrtnout Vynutit generování mezd.
• Chcete-li generovat přehled docházky zaměstnance, zaškrtněte Sledovat docházku.
• Pokud má zaměstnanec uzavřeno více kontraktů, je možné u hlavního kontraktu zaškrtnout pole Hlavní kontrakt – slouží k propojení s modulem Efektivita 2.0, kde hlavní kontrakt určuje pracovní fond, který je použit pro výpočet mezd.

Struktura úvazku

• V části Struktura úvazku můžete vytvářet a upravovat pracovní úvazky.
• Tlačítkem Nový úvazek vyvoláte nové okno s formulářem.
• Vyplňte potřebné údaje a nastavte počet dnů dovolené na rok podle pracovní smlouvy.
• Zaškrtnutím Generování docházky můžete nastavit automatické generování docházky, potvrďte tlačítkem Vytvořit.
  • Generátor docházky generuje 1x denně docházku dle zvoleného nastavení v konkrétním úvazku pracovníka.
  • V případě, kdy je v docházce dodatečně provedena změna (např. vložení e-neschopenky, ošetřovného apod.), robot dodatečně upraví již vygenerovanou docházku v daném dni zpětně bez časového omezení.
  • Čas spuštění robota může dle potřeb upravit Administrátor modulu Administrace v záložce Naplánované úlohy. Dle potřeby je možno robota spustit také manuálně tlačítkem Spustit.
• Úpravy existujícího úvazku provedete ikonou tužky, kdy ve vyvolaném okně změníte strukturu úvazku dle pracovní smlouvy a upravíte či nastavíte automatické Generování docházky. Změny potvrďte tlačítkem Uložit.

Struktura mzdy

• V části Struktura mzdy nastavte strukturu dohodnuté odměny.
• Tlačítkem Nová mzda nastavte dobu, typ odměny a sazbu v Kč.
• Pokud je třeba zadat několik typů odměn, zadejte každou zvlášť a vždy uložte.
• Úpravu či opravu provedete ikonou tužky.

Pokud si přejete zachovat historii vývoje struktury odměn, doporučujeme u každé složky odměny uvést dobu trvání dané odměny (platnost od – do). Při příští změně odměny doporučujeme ukončit předchozí a založit novou s novým termínem. Systém takto uchová vývoj struktury odměny pracovníka.

Dovolená

• Tlačítko Detailní rozpis výpočtu zobrazí Přehled dovolené ve dvou částech:
  • Čerpání dovolené
  • Nárok na dovolenou.
• Můžete zde provést Korekci dovolené z minulého roku ikonou tužky a potvrdit tlačítkem Přegenerovat zbývající dovolenou za minulý rok.

Výpočet nároku na dovolenou plně odpovídá nastavené legislativě ČR a je v souladu se zákoníkem práce. Aby výpočet správného nároku na dovolenou řádně fungoval, nezapomeňte nastavit u každého úvazku celkový počet hodin dovolené za rok (nastavíte ve Struktuře úvazku). Je to údaj, ze kterého vychází celkový propočet aktuálního nároku.

Sick days

• Nastavení nároku na Sick days se provádí v části Struktura úvazku
• Přehled zbývajícího nároku na Sickdays můžete vidět v detailu kontraktu hned pod informací o zbývající dovolené.
• Po rozkliknutí vidíte všechny detaily o Sickdays - čerpání a nárok. V dialogu je možné napsat libovolný počet hodin (i záporný nebo desetinný), které budou přičteny k "výchozímu" nároku z úvazku. Je také možné nechat nárok u úvazku na 0 a používat pouze tuto korekci - korekce je ale platná pouze pro jeden zadaný rok, takže by je nutné každý rok nastavit znovu.
• Zobrazení zůstatku Sick days je viditelný také v detailu žádosti o nepřítomnost. a také v sestavě PA ve sloupci "zaměstnanci".
• Zobrazení zůstatku sickdays je defaultně nastaveno na zobrazování v hodinách, ale lze přepnout na zobrazení ve dnech v obecném nastavení PA

Generování pracovněprávních dokumentů ze šablon

• Tlačítko Dokumenty v řádku vybraného kontraktu zaměstnance vám umožní generovat pracovněprávní dokumenty.
• Z nabízených šablon vyberte šablonu a zvolte formát pro vygenerovaný dokument a zvolte, zda se vygenerovaný dokument rovnou uloží do dokumentů zaměstnance nebo jej chcete stáhnout do počítače, např. pro provedení finálních úprav apod.
• Pokud potřebujete vytvořit nové šablony dokumentů  nebo upravit stávající šablony, použijte záložku v hlavním menu modulu Personální agendy s názvem Nastavení PA – Šablony dokumentů.

Uložení dokumentů do složky zaměstnance

• V řádku daného zaměstnance v modulu Personální agenda Zaměstnanci můžete ukládat všechny dokumenty patřící k pracovněprávnímu dokumentu - použijte Tlačítko Dokumenty
• Použijte manuál záložku Personální část/Zaměstnanci/Dokumenty 
• Můžete také využít funkcionalitu automatické archivace a skartace v tomto digitálním archivu. Aby dobře fungovala je třeba mít všechny dokumenty správně přiřazené k typům dokumentů.
• Nastavení archivačních a skartačních lhůt u jednotlivých typů dokumentů se provádí v modulu Administrace v záložce Systémové agendy MSPL