Příchozí faktury a vystavené faktury s DUZP 2025
Návod pro odpovědnou osobu za vzniklý náklad nebo výnos a pro back office pracovníka AKA
Příchozí (nákladové faktury):
Faktury posílejte emailem na fakturace@aka.cz Daně Bohuňovské (telefon: 608 06 0848).
Dana zkontroluje na došlé faktuře všechny náležitosti a zařadí ji do správného Zakázkového systému (na jeden z AKA subjektů).
- Je-li faktura na AKA najdete ji v záložce "příchozí faktury" v ZS AKA - použijte filtr stavu faktury došlá
- Je-li faktura na ARAs najdete ji v záložce "příchozí faktury" v ZS ARAs - použijte filtr stavu faktury došlá
- Je-li faktura na EffiGround najdete ji v záložce "příchozí faktury" v ZS EffiGround - použijte filtr stavu faktury došlá
Jak postupovat při spuštění schvalování:
Najděte příslušnou došlou fakturu, kterou chcete poslat do schvalování v příslušném ZS, záložka "příchozí faktury", použijte filtr stavu faktury "došlá"
Načtení nákladů na příslušnou zakázku / zakázky
- Klikněte na oranžové pole, kde je uvedena částka. Otevře se Vám možnost načíst fakturu na příslušnou zakázku. Můžete rozdělit i na více zakázek. Tím zajistíte. Pokud ze školení váháte můžete se podívat do manuálu nebo případně požádejte o pomoc podporu MSPL podpora@mysmartplace.cz, případně eva.stejskalova@smartdorland.cz
- Není-li v systému objednávka, která by patřila k předmětné faktuře uveďte při likvidaci nákladu důvod do pole "bez objednávky?" zdůvodnění, například "k faktuře je schválený rozpočet nebo smlouva mimo systém" apod. Pokud pole nevyplníte nepustí Vás systém dál.
- Pole "založit externí výkon" je třeba mít vždy zaškrtnuté, aby se náklad načet do příslušné faktury.
- Nezapomeňte nakonec použít zelené tlačítko "vložit nové rozdělení"
- Konečný stav v horním okně workflow v kolonce "zbývá rozdělit" musí být po úplném rozdělení faktury nulový!
- Zavřete workflow tlačítkem zavřít nebo křížkem v pravém horním rohu okna
Jak spustit schvalování faktury
- Pokud máte předchozí krok správně, objeví se u faktury modré tlačítko "schvalování" - klikněte na něj
- Vyberte schvalovatele, podle toho jak máte na projektu nastavena pravidla. Pokud si nejste jisti zkuste najít zde. Potvrďte tlačítkem "přidat schvalovatele"
- Schvalovatelem ve 2. úrovni musí být vždy ředitelka / jednatelka AKA (do 15.12.2025 Kateřina Hrubešová, od 15.12.2025 Radana Čechová), potvrďte tlačítkem "přidat schvalovatele"
- Spusťte schvalování pomocí tlačítka "zahájit schvalovací proces"
A to je pro osobu odpovědnou za daný náklad vše. O další osud faktury, včetně její úhrady se již postará Dana Bohuňovská, dle postupu uvedeného zde.
Faktury vydané (výnosy)
Požadavky na vystavení faktur zasílejte emailem na fakturace@aka.cz, do požadavků uveďte minimálně následující informace:
- kdo je dodavatelem / AKA nebo ARAs nebo EffiGround
- kdo je odběratel / na koho má být faktura vystavena: jméno subjektu a jeho IČO nebo DIČ
- jakého projektu se výnos týká / pokud nevíte číslo konkrétního projektu a zakázky v systému aka.mspl.cz pak alespoň název projektu nebo dílčího projektu
- jaký je předmět plnění / co má být v textu faktury
- částku bez DPH / AKA není plátcem, u ostatních subjektů bude částka navýšena o zákonnou sazbu DPH
- jaké je DUZP faktury / k jakému datu bylo plnění odběrateli předáno nebo dodáno
- jakou máte dohodnutou splatnost faktury od data vystavení
- kdo je kontaktní osoba / na koho má být vystavená faktura zaslaná, včetně kontaktního emailu či jiné formy chcete fakturu zaslat
Dana zadá faktury k vystavení do účetního SW Premier, zároveň ji zadá i do aka.mspl.cz kde spustí schvalovací proces, kdy v první úrovni uvede jako schvalovatele Vás. V druhé úrovni pak ředitelku / jednatelku AKA.
Jakmile bude vystavená faktura ke schválení objeví se Vám v aka.mspl.cz notifikace. Nezapomeňte se tedy do aka.mspl.cz pravidelně podívat.